Цагаа удирдах нь өнөөгийн хурдтай өөрчлөгдөж буй нийгэмд амжилтын үндэс суурь юм. Та завгүй мэргэжилтэн, багийн удирдагч, захирал байсан ч, цагаа хэрхэн удирдан зарцуулж байгаа нь таны ажлын бүтээмж болон сэтгэл санаанд мэдэгдэхүйц нөлөө үзүүлдэг. Энд бид цагаа зөв удирдах практик ойлголтууд, менежерүүдэд зориулсан цагаа удирдах шилдэг арга техникүүд, мөн ажлын, уулзалтын хуваариа хянахад туслах зөвлөгөөнүүдийг орууллаа.

Цагаа удирдах чадвар нь сүүлийн үед улам чухал болж байна

Нийгэм дэх болон ажил дээрх үүрэг хариуцлага, өндөр шаардлагууд — тасралтгүй ирэх имэйлүүд, хурал, уулзалтууд гэх мэт нь стрессийг нэмэгдүүлдэг. Хэрэв танд хувийн зохион байгуулалтын стратеги байхгүй бол олон зүйлийг зэрэг хийх урхинд орж, улмаар энэ нь таны бүтээмжийг бууруулдаг. Цагаа үр дүнтэй удирдах гэдэг нь илүү их зүйл хийх биш, харин хамгийн чухал зүйлсээ үр дүнтэй хийх тухай ойлголт юм.

1. Менежерүүдэд зориулсан цагаа зөв удирдах аргууд

Менежерүүд хурал, уулзалтад суух зэрэг жижиг зүйлсээс эхлээд багаа хянаж, тэдэнтэй ажиллах, бизнесийн үндсэн үйл ажиллагааг зохион байгуулж гүйцэтгэлийг төлөвлөлттэй уялдуулах гэх мэт олон чухал ажил үүрэгтэй. Тиймээс үр дүнтэй ажиллахын тулд менежерүүд ажлаа маш нарийн тодорхой эрэмбэлэх хэрэгтэй. Менежерүүдэд зориулсан цагаа зөв удирдах гол аргуудыг дурдвал:

• Эйзенхауэрийн матриц: Ажлуудыг яаралтай болон чухал эсэхээр нь ангилж, үнэхээр үр дүнд хүргэдэг зүйлд анхаарлаа илүү хандуулах арга.
• Тодорхой ажлуудыг ажилтнууддаа далгах: Энэ нь багийн гишүүдийг хариуцлагатай болгодог. Ингэснээр менежерүүд стратегийн шийдвэрүүддээ цагаа түлхүү зарцуулах боломжтой болно.
• Өдөр тутмын төлөвлөлт: Тухайн өдөр хийх хамгийн чухал зүйлсээ нарийн тодорхойлох. Тэгээд тодорхой нэг асуудал руу гүн гүнзгий орж ажиллах цагийг зориудаар хуваарилах.

Эдгээр арга техникүүд нь менежерүүдийн шийдвэр гаргалтыг сайжруулж, туйлдаж ядрахаас нь сэргийлдэг.

2. Ажилтнуудын цагаа удирдах ур чадварыг хэрхэн сайжруулах вэ

Хэрэв таны ажлын өдөр тайлан гаргах хугацаа нь тулсан, хажуугаар нь даруй хийж дуусгах баахан жижиг үүрэг даалгаврууд ар араасаа тасралтгүй цуварч байгаа мэт санагдаж байвал та ганцаараа биш. Тан шиг завгүй ажилтнуудад зориулсан цагаа удирдах ур чадвараа сайжруулах аргуудыг танилцуулж байна:

• Өөрийн цагаа ююунд зарцуулж байгаагаа хянах: Цаг их авч буй зүйлсийг тодорхойлохын тулд Toggl эсвэл RescueTime зэрэг аппуудыг ашиглах.
• SMART аргаар ажлын зорилтоо тодорхойлох: Зорилтууд тань тодорхой, хэмжигдэхүйц, хүрэх боломжтой, уялдаа холбоотой байх, мөн дуусгах тодорхой цаг хугацаатай байх ёстой.
• Хийж байгаа ажлаа ойр ойрхон солихгүй байх: Нэг юм хийж байснаа гэнэт огт өөр зүйл хийх гэх мэтээр төвлөрч хийж байгаа юмаа байнга солж өөрчлөх нь бүтээмжид муу байдаг. Тиймээс төстэй ажлуудыг багцлах (жишээ нь, имэйл бичих, эсвэл утсаар ярих мэтээр), тэгээд нэг зүйлд удаан төвлөрч ажиллах нь илүү үр дүнтэй байдаг.

Харвардын бизнесийн сургуулиас хийсэн санал асуулгын дүнд хэлэхдээ, хурал уулзалтгүй цагуудыг тусгайлан гаргаснаар оффисийн ажилтнууд илүү өндөр бүтээмжтэй ажилладаг гэсэн байна.

Та цагандаа захирагдаж, цагтай уралдан стрессдэж байна уу, эсвэл хэзээ, юу хийхээ урьдчилж сайн төлөвлөчихөөд, цагаа удирдаж байна уу?

3. Бүтээмжээ дээшлүүлэхийн тулд цаг тусгайлан блоклох аргууд

Бүтээмжээ дээшлүүлэхийн тулд цаг тусгайлан блоклох аргуудыг сүүлийн үед маш их хайж судалдаг болсон. Яагаад гэдэг нь ойлгомжтой. Энэ арга нь тодорхой цагийг тодорхой ажил, даалгавруудыг хийж гүйцэтгэхэд зориулан хуваарилж, түүнийгээ баримтлан ажиллах арга юм. Өөрөөр хэлбэл, та тэр тогтсон цагт яг уулзалтад сууж байгаа мэт тэр ажлыг хийхэд л бүрэн зориулна гэсэн үг. Цаг блоклохын давуу талууд:

• Шийдвэр гаргахад зарцуулдаг энерги цагаа хэмнэнэ.
• Нэг дор олон ажил хийх эрсдэлийг бууруулна
• Тодорхой ажлууд дээр гүнзгий төвлөрч сайн ажиллах боломж бүрдэнэ.

Жишээ нь, дизайнер өдөр бүр 9-11 хоорондох цагийг сэтгэн бүтээх гол ажилдаа блоклосноор энэ хугацаанд өөр ямар нэг юманд сатаарч, анхаарлаа хоёрдуулж цаг алдахгүйгээр ажилдаа бүрэн төвлөрч бүтээх боломж бүрдэнэ.

4. Цагаа зөв удирдахад тань хэрэгтэй аппуудыг ашиглах

Сүүлийн үеийн технологи, аппууд нь ажлын хуваариа удирдахад тань сайн туслагч болж чадна. Та өөрийн хэрэглэдэг утасны төрлөөсөө хамааран (iOS болон Android-д зориулсан) цагаа зөв удирдахад зориулсан аппуудыг утсандаа татаж суулгах боломжтой. Зарим нэг сайн аппуудыг дурьдвал:

• Todoist: Даалгаваруудыг зохион байгуулж, төхөөрөмжүүд хооронд уялдуулан синхрончлоход хэрэгтэй.
• Trello: Визуаль төслийн менежмент болон бусадтай хамтарч ажиллахад сайн.
• Forest: Танд утаснаасаа хол байж, тоглоомчилсон аргаар төвлөрөхөд тусалдаг апп.

Эдгээр аппуудыг та Google Calendar эсвэл Outlook зэрэгтэйгээ холбон, бүрэн систем үүсгэн ашиглаж бас болдог.

5. Ажлыг хойш тавьдагаа больж, цагаа удирдах чадвараа сайжруулах

Ажлыг хойш тавих нь цагаа үр дүнтэй удирдахад хамгийн том саад тушаа болдог. Үүнийг хэрхэн даван туулах вэ?:

• 5-Минутын дүрэм: Ямар нэг ажлыг хийхээс дургүй чинь хүрээд байгаа бол “за энийг ердөө тавхан минут л хийе” гэж өөртөө хэлж эхлүүлэх.
• Том ажлуудыг жижиг даалгаваруудад хуваах: Ингэснээр хурдан дуусгах, жижиг үйлдлүүд нь тийм ч их даралттай хэцүү санагдахгүй.
• Хэзээ юуг хийх вэ гэдгээ зөв шийдэх: Хамгийн хэцүү том ажлыг хамгийн сэргэг, их энергитэй байх үедээ хийх.

Дүгнэлт: Цагаа зөв удирдаж, өдрөө бүрэн хяна

Цагаа удирдах чадварыг эзэмших нь төгс төгөлдөр ажилтан байж бүгдийг цагт нь тогтмол амжуулдаг болох тухай асуудал биш. Дээрх арга, техникүүдийг хэрэгжүүлснээр, та анхаарал, төвлөрлөө сайжруулж, юмыг хойш тавьдаг зангаа даван туулж, багаа илүү үр дүнтэй удирдах бүрэн боломжтой болно. Бүгдийг нь нэг дор, нэг өдөр хэрэгжүүлэх биш, харин жижиг алхамуудаар бага багаар эхэл.